نسخه آزمایشی
چهارشنبه 4 ارديبهشت 1398   16:53:04

گروه مستندات

گروه مستندات 

پس از تشکيل معاونت سيستم کيفيت در سال 1380 در موسسه رازي اداره مستندات به عنوان يکي از ادارات مديريت  تضمين کيفيت به منظور استقرار سيستم مستندات بر اساس الزامات بين المللي و ملي  تشکيل گرديد. پس از تشکيل اداره مستندات مسئولين وقت اقدام به تهيه دستورالعمل ، براي تهيه دستورالعمل استاندارد نمودند و سپس آموزش هاي مورد نياز به کاربران ارائه گرديد و به تدريج از سوي بخش هاي توليدي و کنترل دستورالعمل هاي اوليه تدوين گرديد و فرايند تهيه ، تدوين ، توزيع اسناد به تدريج در اين اداره تهيه و اجرا شد.
اداره مستندات با تشکيل کميته مستندات اقدام به بررسي مستندات موجود و تصويب قوانين و مقررات سازماني با توجه به الزامات ملي و بين المللي نمود که اين مصوبات به مرور در اداره مستندات و ساير بخش هايي که مستندات مورد نياز را تهيه  مي نمودند اجرا گرديد و به تدريج عناوين  ساير اسناد  مورد  نياز مشخص و براي  بعضي از اين اسناد فرمت هاي عمومي تهيه و به بخش هاي ذيربط  ارسال شد.
اداره مستندات با توجه به الزامات ملي و بين المللي اقدام به تهيه دستورالعمل هاي مورد نياز جهت کنترل مدارک ، سوابق و ويرايش تهيه اسناد و همچنين فرايند ، تأييد ، تصويب ، توزيع و منسوخ نمودن اسناد را مورد بازنگري و تصويب مجدد قرار دارد.
اين اداره اقدام به برگزاري دوره هاي آموزش مورد نياز نمود که اين امر در موسسه و شعب به طور منظم برگزار شد و  بيش از 400 نفر از نيروهاي موسسه آموزش لازم را کسب نموده و گواهي نامه آموزشي دريافت نمودند.
در سال 1388 و با تصويب چارت جديد موسسه رازي اداره مستندات تبديل به گروه مستندات  و به عنوان يکي از گروه هاي زير مجموعه در مديريت بهبود سيستم و مميزي مستندات ، معاونت تضمين کيفيت به فعاليت خود ادامه داد.
گروه مستندات علاوه برکارهاي روزمره در حيطه  مستندات اقدام به بررسي علمي و عملي الکترونيک نمودن مستندات در موسسه رازي و شعب نمود و پس از پي گيري هاي مکرر و تشکيل جلسات با مسئولين ذير بط توليد ، تضمين و فن آوري اطلاعات اقدام به شناسايي شرکت هاي مختلف جهت استقرار سيستم الکترونيکي نمودن  مستندات  نمود که ماحصل اين اقدامات عقد قرار داد با شرکت کيميا سيستم نامور براي نرم افزاري نمودن مستندات توليد در سال 1392 گرديد( براي دو بخش هوازي و باکتريايي پزشکي) و در فاز جديد در سال 1394 براي کليه بخش هاي موسسه در حال انجام است.

شرح وظيفه مصوب گروه مستندات به شرح زير مي باشد:
1-    استقرار سيستم مستندات  بر اساس الزامات بين المللي و ملي .
2-    نظارت بر تهيه ، تدوين ، تصويب ، توزيع ، ويرايش و به روز رساني مستندات.
3-    يکسان سازي مستندات بر اساس مقررات ملي و سازماني.
4-    آموزش کليه همکاران بخش ها / ادارات / شعبه در تهيه مستندات بر حسب نياز اعم از مصوب يا غير مصوب.
5-    دريافت ، ثبت و ويرايش اسناد.
6-    جمع آوري نسخه هاي منسوخ شده و امحاء مدارک و سوابق.
7-    تهيه اسناد مورد نياز گروه مستندات.
8-    صدور گواهي تهيه اسناد و پي گيري ايجاد يک سيستم پاداش هدفمند مادي و معنوي .
9-    تجزيه و تحليل اسناد و سوابق و ارائه راهکار هاي مناسب جهت بهبود فرايند تهيه ، تأييد ، تصويب و توزيع مستندات.
10-    نگهداري اسناد مصوب به صورت مکتوب و نرم افزاري در آرشيو گروه مستندات.
11-    ايجاد پايگاه اطلاعاتي مستندات به عنوان مرکز اسناد علمي توليد و کنترل .
12-    تحقيق و پژوهش مستندات.
13-    ايجاد ارتباط و هماهنگي با مميزان داخلي و خارجي.
گروه مستندات با توجه به  شرح وظيفه فوق الذکر اهداف و برنامه هاي زير را دنبال مي نمايد.
1-    برگزاريجلسات، ليبل و بروشور ، EBPR به منظور ايجاد و يا بهبود مستندات موجود
2-    تشکيل کميته مستندات و برگزاري منظم جلسات و اجراي مصوبات جلسه
3-    يکسان سازي مستندات مورد نياز توليد ، کنترل ، بسته بندي و ترخيص در قالب سامري پروتکل ،فرم، ثبت سوابق سري ساخت ، vmf و ... با همکاري کميته مستندات.
4- تهيه و نهايي نمودن فلوچارت هاي گروه مستندات.
5-    مشخص نمودن دستورالعمل هاي هر مرحله از فلوچارت هاي گروه مستندات.
6-    نگارش عناوين دستورالعمل هاي مشخص شده ،توسط افراد ذيربط.
7-    تهيه عناوين دستورالعمل هاي هر مرحله از فلوچارت هاي تهيه و تأييد شده بخش ها به كمك نمايندگان IPQC  يا سرپرستان بخش ها.
8-    نگارش اسناد بخش ها مطابق با الزامات عمومي هر سند.
9-    پيشنهاد تعيين افراد ذي صلاح براي همكاري مستمر در نگارش،تأييد و تصويب اسناد در بخش ها،گروه ها و شعب به معاونت تضمين كيفيت.
10-    مميزي اسناد مربوط به مستندات در كل موسسه رازي و شعب.
11-    آموزش الزامات تهيه مستندات به افراد واجد شرايط.
12-    نگارش راهنما براي تهيه دستورالعمل ها. 
13-    تهيه و ويرايش دستورالعمل هاي عمومي اسناد.
14-    تهيه راهنماي آيين نگارش .
15-    تهيه پروتكل مستندات.
16-    ويرايش اسناد مستندات و اصلاح آن ها بر اساس منابع جديد و معتبر .
17-    شيوه تحت كنترل قرار دادن منابع و مراجع در گروه مستندات .
18-     پي گيري ارتقاء برنامه نرم افزاري گروه  مستندات .
19-    تهيه برنامه مراجعه به بخش ها در دو نيم سال اول و دوم95.
20-    اعزام كارشناسان مستندات به بخش ها و پي گيري اسناد ارسالي به بخش ها و رفع مشكلات آن ها به صورت مستمر.
21-    شركت  پرسنل دركلاس هاي مربوطه  اعم از داخل و خارج از موسسه در راستاي اهداف گروه مستندات.
22-    جستجو و ترجمه منابع معتبر علمي از سايت هاي معتبر مانندWHO براي ارتقاء و به روز كردن اسناد مستندات.
23-    مشاركت و همكاري مستمر با گروه ها و ادارات معاونت تضمين كيفيت براي بهبود در امور.
24-    ايجاد جلسات مستمر حداقل هر دو هفته يك بار در گروه مستندات با حضور كارشناسان و بررسي و بازگو نمودن مشكلات و كمك به حل آن ها توسط مسئول گروه مستندات.
25-    يكسان نمودن فرم ها مطابق با دستورالعمل شمارهQAD.0018.SOP.
26-توزيع اسناد عمومي تهيه شده به بخش هاي ذيربط.
نسخه قابل چاپ
مراکز دولتی مرتبط
مراکز بین المللی مرتبط
دانشگاه های علوم پزشکی
سایر
شبکه اجتماعی ما